Zašto i kada je vreme da sa agencijskog pređete na zaposlenog knjigovođu?

Zašto mislim da je bitno da ljudi osete taj momenta kada treba da sa agencijskog knjigovodstva pređu na osobu koja će biti zaposlena u njihovoj kompaniji puno radno vreme? Vrlo jednostavan odgovor: kada dođete u situaciju da vam neophodne informacije više nisu toliko tačne, toliko brzo servirane i precizne.
Mislim da mnogi rukovodioci ne umeju da prepoznaju ovaj momenat pa se zbog toga često nađu u problemima, neki to rade iz navike, a postoji veza i sa prethodnim tekstom (shvatanje knjigovodstva kao nužnog zla, umesto kao sredstva koje itekako može da pomogne).
Šta je glavna razlika između agencije i osobe koja radi za vas?
Znanje i usmerenost na određeno područje, ovo bi trebala da bude glavna karakteristika. Ne kažem da agencije ne znaju svoj posao, daleko od toga, samo ljudi koji ne rade u agencijama ne znaju za jednu caku a to je da obično vlasnici agencija i još jedna eventualno dve osobe (one koje imaju ovalšćenja da ugovaraju poslove) imaju moć da zaokruže celu priču oko vaše kompanije. Šta to konkretno znači? To znači da jako mali broj ljudi u agenciji rade sve delove vašeg knjigovodstva, obično je situacija takva da jedan knjiži izvode, jedan fakture, jedan radi presek stanja a na kraju vlasnik sagledava celokupno stanje i sređuje vaš bilans. Zašto sve funkcioniše ovako? Odgovor je jednostavan: samo vlasnik zna koliko vredite i koliko novca da vam traži za usluge. Zašto je ovo loše za vas? Zato što ni jedna od osoba u nizu nije u potpunosti posvećena samo vama. Svaka ima još ko zna koliko takvih klijenata, te za nju unos podataka i brzina unosa su od krucijalnog značaja. Kada ste mala kompanija vi ne zauzimate puno resursa agencije i ona će možda dozvoliti da jedna osoba obavlja više različitih unosa za vas ili obračuna, ako ste veći sa višim prometima – teško, prvo zbog podataka, drugo zbog zahtevnosti vaših poslova. Da li vam se nekad desilo da dođete u agenciju da predate neku dokumentaciju i samo jedna osoba je vaš „referent“ da tako kažemo, ako nje nema dokumenta preuzme neko drugi i ne pogleda već ostavi na njenom stolu. Nemojte biti u zabludi da je samo ta osoba zadužena za vas, ona verovatno proveri da li je sve prema traženom dostavljeno i dalje razvrsta ko će šta da radi.
Ako u svojim prostorijama, da tako kažem, imate zaposlenog knjigovođu, vi ne samo što dobijate potrebne informacije brže, vi imate i osobu koja će vremenom (ako već nije) postati specijalizovana za vašu oblast poslovanja, ona će da bi ušla u tokove poslovanja i radila svoj posao onako kako treba morati da se upozna sa svim propisima koji se tiču vašeg poslovanja, zakonima i drugim neophodnim sredstvima za rad. Ova osoba imaće kompletan pregled tokova novca u vašoj firmi, obračuna plata, dugovanja i prihoda. Kad sve ovako postavim možda deluje zastrašujuće ali ako ste u mogućnosti da pronađete nekoga kome ćete verovati i ko veruje vama dobićete osobu koja će kontrolisati i vaše trošenje. Tako da, ako to naravno dozvolite, skrenuće vam pažnju ako ste previše trošili i gde možda može novac da se uštedi, što je svima bitno. Možda će vam u određenom momentu delovati kao da je ta vaša osoba od poverenja previše radoznala, želi sve da zna, ali ako želite da dobro obavi posao ona mora sve da zna.
Nemojte misliti da jedan knjigovođa može sve sam, verovatno, u zavisnosti od obima posla, će morati da ima pomoć. Na dnevnoj bazi ili povremenu ali budite spremni i za to.
Prema zakonima koji su trenutno na snazi, vi kao direktor snosite svu odgovornost za poslovanje svoje kompanije. Vi potpisujete završne račune, bez obzira što ih neko drugi za vas pravi, vi ste odgovorni i za to kako funkcioniše vaše knjigovodstvo, pa sad vidite šta vam se više isplati.

freedigitalphotos.net Izgled knjigovođe pri ulasku u novu firmu :)

freedigitalphotos.net
Izgled knjigovođe pri ulasku u novu firmu :)


Brzina kruženja potrebnih informacija i podataka koliko mi se samo puta desilo da mi hitno treba neki presek dugovanja prema dobavljaču ili lista isplaćenih plata, a da pri pozivu agencije nisam mogla odmah da dobijem te podatke. Ili moj „referent“ (osoba koja je ovlašćena za tako nešto) nije bio tu, ili nisu bili obrađeni svi dokumenti. I koliko puta sam čula „Niste vi nama jedini klijenti“. Sve ovo navodi na vašu želju da imate osobu koja će imati mogućnost sve to da vam obezbedi što pre. Ja uvek imam svoju evidenciju, ali želim i zvanično da mi neko to potvrdi, ne bilo ko već osoba koja treba to da radi. Ako i ima zaostalih faktura na primer, neko ko sedi sa vama, za tili čas će proknjižiti te fakture i imaćete pregled, da ne govorim o činjenici da bi se to trebalo raditi da dnevnom nivou.
Planiranje rashoda i prihoda. Kako da planirate koji su troškovi za taj dan, šta je hitno za plaćanje, šta može da čeka, šta je prispelo od kupaca ako nemate pregled? Lako sve ovo možete ako imate jednog zaposlenog ili dva. Ako ih ima više i ako kompanija raste, neophodno vam je da vam na dnevnom nivou osoba koja barata sa tokovima novca u vašoj kompaniji pomogne u planiranju. Vi ste direktor koji treba da donosi odluke o tome na koji način da poboljša poziciju firme a da bi ste to znali morate znati čime raspolažete.
Preterano trošenje. Živimo na Balkanu i znamo šta kod nas predstavlja statusni simbol. Ako želite da krenete tim putem, imaćete barem uz sebe nekog ko će vam reći na koji način kupovina kola, mobilnih telefona i ostala ludila praćena ludilom statusnog simbola mogu biti podvedena pod firmu. Ovo je dobro i za vas u slučaju da vam krene loše sva ludila koja ste kupili pod okriljem firme mogu biti prodata i vraćen novac za poboljšavanje finansijske situacije. Iskreno nadam se da u ovom pravcu uopšte ne razmišljate, ali za svaki slučaj. Ujedno svaki knjigovođa zdravog razuma će vam skrenuti pažnju ako smatra da prevazilazite vaše kupovne moći.

Odgovorili smo na pitanje zašto treba da pređete na zaposlenog knjigovođu, sada da kažemo i kada je to najbolje uraditi.
– Prvo mislim da je činjenica da vam agencija uzima isti iznos novca koliko bi vas koštao knjigovođa zaposlen u vašoj kompaniji prvi znak da treba da razmislite o ovom, raspitajte se o platama knjigovođe u vašem gradu i o potencijalnim ljudima koji bi to mogli raditi.
– Drugo najbolje vreme za prelazak iz agencijskog knjigovodstva je na kraju fiskalne godine, posle predavanja završnih bilansa. U toku fiskalne godine kod kog knjigovođe da odete i da mu ponudite ne znam kakve uslove ima da se uhvati za glavu. Jako mali broj njih će prihvatiti, većinom zbog novca. Zašto? Zato što treba pripremiti konta tako da se sravne sa određenim datumom, treba predati početna stanja, plate koje su urađene i još gomilu drugih stvari. Da ne kažem PDV obračune. Ovo sve treba i proveriti prilikom otvaranja početnih stanja. Da ne kažem koliko tu ima posla.
Ujedno da znate, ako vaš knjigvođa (agencijski ili zaposleni) u sred godine kaže da će na žalost morati da vas napusti ili je dobio mnogo bolju ponudu i mora da vas odstrani da bi se posvetio tom poslu ili ste loš klijent ( zašto, e to je već druga priča).