Kako izgraditi dobar odnos sa knjigovodstvom?

Posle prošlog posta na temu pokretanja sopstvenog posla i stvari na koje se treba pripremiti, nekako se ova tema nametnula sama po sebi, obzirom da će vam ovo biti jedan od presudnih odnosa ako posmatramo ispravnost poslovanja u zakonskim okvirima. Zašto insistiram i zašto vi treba da insistirate na zdravom i kvalitetnom odnosu sa knjigovodstvom (bilo agencijsko ili u vašim prostorijama)? Ja zato što sam sarađivala sa raznim i znam koliko vremena odnese ako se od početka stvari ne postave kako treba, a vi zato što potencijalno možete gubiti vreme, a vreme je novac, kao i sam novac, ako sve ne postavite od samog starta na zdrave noge.
U prošlom postu sam već objasnila na koji način treba birati knjigovodstvo pa o tome neću pisati, možete pročitati ovde, počećemo od momenta kada ste se već odlučili sa kim ćete sarađivati.
Pravilo broj 1 : otvoren razgovor.
Razlog za ovo pravilo je vrlo jednostavan, ako ne možete da budete otvoreni sa osobom koja će znati sve o vašem finansijskom stanju, sa kim možete? Nema tog knjigovođe koji ne može da kroz papire ne sagleda kako vi, kao firma, poslujete. Bilo da gleda promet, plate ili plaćanje poreza i drugih obaveza prema državi. On vidi svaki vaš izvod i to mu je dovoljno. Ako u samom startu bez zadrške otvoreno razgovarate o svemu što želite ili što smatrate da može biti problem, lakše ćete naći rešenja i razumevanje. Otvorenost u ovom odnosu je nešto što se mora.

Pravilo broj dva: iskrenost.
Ovo pravilo deli stav sa prethodnim. Ako budete iskreni u svojim planovima, predviđanjima, poslovnim poduhvatima koje očekujete u budućnosti, ne samo što će to uticati na kvalitet odnosa, već možete dobiti i koristan savet. Uzmimo na primer da ste u gubitku (kao i većina tek začetih kompanija) i da uporno pokušavate da prikažete stanje drugačijim kao se povećava obim posla i napredak postoji, realno je očekivati da će vaš knjigovođa očekivati od vas da na vreme izmirujete obaveze prema njemu ali i prema drugima, da ćete imati veći obim posla i da tu postoji tendencija poboljšanja, te samim tim i on smatra da na osnovu tog vašeg prikaza treba da poveća cenu rada. Ovaj primer je moguć samo ako do njega ne dolaze sve informacije i zbog vaše upornosti da prikažete stvari drugačijim od istine. Dovodite sebe u nepriliku, a osobu koja bi trebalo da bude vaš oslonac u poslu pretvarate u nekoga ko vam ne veruje. To vam sigurno ne treba!

Pravilo broj tri: ustanovite pravila odmah na početku.
Pod ovim podrazumevam pravila poslovanja između vaše firme i agencije, ako je van sedišta firme knjigovodstvo ali isto važi i za zaposlenog knjigovođu. Pravila treba da vam omoguće da lakše, brže i jednostavnije funkcionišete a samim tim i da vam podaci budu ažurniji. Kao prvo dogovorite se oko vremenskog intervala obrade dokumentacije. Ako je vi dostavite npr. svaki petak, kada je najranije očekivati da bude obrađena? Zatim se dogovorite oko toga ko će biti odgovoran za dostavu dokumentacije ( da li vi nosite ili oni dolaze po nju). Dogovorite se oko toga ko je ta osoba koja će kontrolisati podatke na dokumentaciji pre dostave njima, tako da znaju kome mogu da se obrate ako se jave nepravilnosti. Dogovorite se obavezno o tome koja je njihova nadoknada i do kada mora biti izdata i uplaćena – ako je faktura ili obračunata i isplaćena ako je plata. Dogovorite se i o ovlašćenjima, u smislu: ko prijavljuje potencijalne zaposlene i ko odjavljuje, ko ima punomoć i koje vrste punomoći za zastupanje u različitim institucijama, do kada te punomoći traju i u kom slučaju prestaju. Kada ustanovite sva ova pravila ne ostavljate prostor za nerešene situacije a samim tim ubrzavate i posao koji mora biti obavljen.

Pravilo broj četiri: pitajte!
Verujem da, kada zaplovite jednom u taj administrativni i knjigovodstveni svet ništa vam neće biti jasno, šta vam donose od dokumentacije da potpišete, zašto je to sad neophodno, kome to treba? Za svaku nedoumicu slobodno se obratite osobi koja radi za vas i pitajte. Na taj način pokazujete da vam je stalo do toga što se radi za vas i u vaše ime (jer vi ste odgovorna osoba a ne knjigovodstvo), ujedno pokazujete da vrednujete rad knjigovodstva, kao i da ste voljni da naučite i delujete u skladu sa pravilima.

freedigitalphotos.net

freedigitalphotos.net

Pravilo broj pet: napravite hodogram dokumentacije.
Prvi put sam čula za ovo bilo mi je totalno nejasno šta se podrazumeva pod hodogramom, ali vrlo je korisna stvar i znatno olakšava poslovanje bez obzira na broj zaposlenih. Hodogram podrazumeva da će se od momenta kada je neka dokumentacija dospela u prostorije kompanije (pod ovim se podrazumeva i poštansko sanduče) do momenta predaje knjigovodstvu znati ko je pročitao dokument, kod koga je bio, ko je upoznat sa njegovom sadržinom i ko je zadužen za eventualne ispravke, kao i ko sve ovo nije. Najsigurniji način da svaka osoba kod koje je bio svojim paragrafom to označi i samim tim potvrdi da je pročitala i da je saglasna. Zapamtite nije sve za svačije oči i ne mogu svi da rade sve – ovo je zlatno pravilo kada su dokumenta u pitanju.

Pravilo broj šest: čitajte!
Sve što stigne do vas od dokumentacije pročitajte! Ako vam nije jasno šta je to, vratite se na pravilo broj četiri: pitajte! Bez obzira što imate osobu koja je zadužena za knjigovodstvo ako ste mala kompanija tek na pomolu, čitajte sve što vam dođe pod ruku a ima veze sa vašom delatnošću. Zakone, predloge zakona, dopune zakona, knjigovodstvena uputstva, promene. Sve ovo da bi ste na neki način bili upoznati sa procedurama i vašim obavezama a i da bi ste imali celokupnu sliku poslovanja. Još jednu stvar bih volela ovde da napomenem: mnogi ljudi imaju običaj da knjigovodstvo smatraju nužnim zlom, te se na taj način i odnose prema celoj ovoj oblasti poslovanja. Verujem da ako ste vi projektni biro npr. vi možda ne vidite koja je svrha ovog dela posla ali ona postoji. Vi nekom plaćate da to radi, neophodno je, pokušajte tako da postavite stvari i biće vam lakše da prihvatite zašto vas zivkaju po sto puta da pitaju da li imate još neku fakturu ili otpremnicu.

Pravilo za kompanije koje su u PDV sistemu: naučite šta je to PDV, kako funkcioniše i šta vi tu tražite?
PDV sistem ovkakv kakav sad jeste i kako sad funkcioniše u principu ima dosta svojih prednosti. Ako ste u mesečnom PDVu sve knjgovođe će verovatno zakolutati očima jer to znači da do svakog 15. u mesecu moraju da ažuriraju sve vaše ulazne i izlazne fakture. Na koji način vi možete sami sebi pomoći je to što ćete se upoznati sa PDV sistemom za vašu delatnost, možete naučiti koji PDV može da se odbija, koji ne može,voditi računa o tome da li su vam i dobavljači u PDV sistemu pa se taj porez može „prebiti“ sa vašim izlaznim… Verujem da će vam knjigovođa objasniti sve ovo ako mu kažete zašto želite sve to da znate, a možete pronaći i odgovarajuću literaturu o tome.

Knjigovođe su obično ljudi koji poštuju preciznost, tačnost i jednostavnost u poslovanju. Kada to shvatite bude vam lakše da sa njima funkcionišete, da se zbližite i da ih na vreme opslužite neophodnim dokumentima, te tako i vi dobijete kvalitetnije informacije.